المادة 1
يسمى هذا النظام (النظام المالي لصندوق التأمين الصحي المدني لسنة 2018) ويعمل به من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية.
المادة 2
يكون للكلمات والعبارات التالية حيثما وردت في هذا النظام المعاني المخصصة لها أدناه ما لم تدل القرينة على غير ذلك:-
| النظام | : | نظام التأمين الصحي المدني. |
| الوزارة | : | وزارة الصحة. |
| الوزير | : | وزير الصحة. |
| الأمين العام | : | أمين عام الوزارة. |
| الصندوق | : | صندوق التأمين الصحي المدني. |
| الإدارة | : | إدارة التأمين الصحي. |
| المدير | : | مدير الإدارة. |
| النظام المالي | : | النظام المالي رقم (3) لسنة 1994 وتعديلاته والتعليمات الصادرة بمقتضاه. |
| المديرية | : | مديرية الشؤون المالية في الإدارة. |
| المدير المالي | مدير المديرية. | |
| الموظف المالي | : | كل موظف يناط به بموجب هذا النظام والتشريعات المعمول بها في الإدارة قبض الأموال العائدة للصندوق وحفظها وإنفاقها ومراقبتها والقيام بتنظيم المستندات المالية والمطالبات المالية او إجراء القيود المحاسبية او ترحيلها للسجلات والبطاقات والنماذج المقررة لذلك. |
| السنة المالية | : | المدة التي تبدأ في اليوم الأول من شهر كانون الثاني من كل سنة وتنتهي في اليوم الحادي والثلاثين من شهر كانون الأول من السنة ذاتها. |
| الموازنة التقديرية | : | الجداول التي تتضمن الإيرادات والنفقات المقدرة للصندوق لسنة مالية تالية. |
| قائمة المركز المالي | : | القوائم المالية حسب معايير المحاسبة الدولية. |
| الإيرادات | : | الموارد المالية المحددة للصندوق وفق المادة ( 4) من النظام. |
| النفقات | : | المبالغ المخصصة في موازنة الصندوق لتغطية الالتزامات المترتبة عليه بموجب أي تشريع او عقد او مشروع او تلك التي يتم صرفها في اوجه الأنشطة المختلفة. |
| الحسابات الختامية | : | البيانات المالية التي يتم إعدادها في نهاية السنة المالية للصندوق ونتائج اعمالها. |
| الأمانات | : | المبالغ المقبوضة او المقتطعة وديعة لحسـاب مستحقيها او لصرفها على نشاط معين. |
| التأمينات | : | المبالغ المالية التي تقبض لضمان حق الصندوق وتعاد لدافعها في حال انتهاء الغاية منهــا. |
| السلفة | : | المبلغ الذي يصرف مقدما لإنجاز اعمال معينة او للقيام بمهام محددة او لتغطية التزامات الصندوق الناشئة عن عقود او اتفاقيات او كفالات او لتغطية نفقات نثرية طارئة. |
المادة 3
تسري أحكام هذا النظام على المعاملات المالية المتعلقة بالصندوق وانشطته جميعها.
المادة 4
يكون المدير آمر الصرف من موازنة الصندوق وله ان يفوض أيا من صلاحياته المنصوص عليها في هذا النظام الى أي من الموظفين الماليين في المديرية على ان يكون التفويض خطيا ومحددا وبموافقة الوزير.
المادة 5
تكون المديرية الجهة المختصة بإجراء المعاملات المالية والقيود المحاسبية وحفظ سجلاتها وتحصيل أموال الصندوق وقبضها ودفع الالتزامات المالية المترتبة عليه جميعها وذلك بما يتفق مع أحكام هذا النظام والتشريعات المعمول بها.
المادة 6
المدير المالي هو الرئيس المباشر لموظفي المديرية والمسؤول عن صحة حسابات الصندوق ومعاملاته المالية ومراقبتها والتحقق من تطبيق أحكام هذا النظام والقيام بالواجبات الموكولة او المفوضة اليه خطيا جميعها بما في ذلك ما يلي:-
أ- الإشراف على مسك السجلات والقيود المحاسبية وتنظيمها بصورة صحيحة وسليمة وفقا للأصول المحاسبية المتعارف عليها.
ب- متابعة تطبيق العقود والاتفاقيات المبرمة بين الإدارة والمتعاملين معها.
ج- العمــل على تحديث الإجراءات المالية والمحاسبية المطبقة في الإدارة.
د- تقديم التقارير المالية الدورية وغير الدورية المتعلقة بالإيرادات والنفقات الفعلية والالتزامات غير المسددة وحسابات البنوك والإحصائيات خلال المدد التي يحددها المدير على ان تكون معززة بالملاحظات والتوصيات اللازمة.
هـ- إعداد الموازنة التقديرية السنوية للصندوق في موعدها المقرر بالتعاون مع مديري المديريات ورؤساء الاقسام المختصين في الإدارة وتقديمها للمدير.
و- إعداد الحسابات الختامية للصندوق في نهاية السنة المالية وتقديمها للمدير.
ز- إعداد النماذج والقرارات اللازمة لتنظيم الأعمال المتعلقة بالشؤون المالية والمحاسبية للصندوق وتحديثها بالتنسيق مع المديريات والأقسام الأخرى.
ح- القيام بالأعمال والمهام التي يعهد المدير بها اليه او يفوضه خطيا بها.
المادة 7
الموظفون الماليون مسؤولون عن القيام بالأعمال المالية والمحاسبية التي تتعلق بالصندوق وعن المحافظة على السجلات والوثائق والقيود المالية الموجودة في حوزتهم وعلى سريتها التامة، بما في ذلك ما يلي:-
أ- إدخال البيانات المتعلقة بإيرادات الصندوق ونفقاته في الحساب الخاص بكل منهما.
ب- الامتناع عن دفع أي مبلغ لم تستوف المعاملة الخاصة به شروطها المالية والمحاسبية النهائية جميعها وتبليغ المدير المالي بذلك.
ج- إعداد التقارير والبيانات والجداول المتعلقة بالصندوق في مواعيدها المحددة.
د- التأكد من اتخاذ الاحتياطات اللازمة للمحافظة على أموال الصندوق التي عهد اليهم بها.
هـ- إعلام المدير عند وقوع أي اختلاس او نقص في أموال الصندوق وسجلاته لاتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنه.
المادة 8
يعتمد الصندوق الأسس والقواعد المالية والمحاسبية التالية:-
أ- استخدام الأسلوب المحاسبي المالي التجاري وفق معايير المحاسبة الدولية.
ب- طريقة القيد المزدوج في معالجة المعاملات المالية وتبويبها.
ج- استخدام أساس الاستحقاق في اثبات المعاملات المالية والتوجيه المحاسبي للإيرادات والنفقات.
المادة 9
تنظم وفقا للأصول المحاسبية المتعارف عليها السجلات والمستندات والإجراءات الخاصة بالعمليات المالية والمحاسبية المتعلقة بأنشطة الصندوق بحيث تشمل ما يلي:-
أ- إعداد البيانات والتقارير المالية عن أنشطة الصندوق بما في ذلك اظهار نتيجة اعماله ومركزه المالي بشكل دوري ومنتظم.
ب- تقديم البيانات المالية لتحديد سياسة الإدارة والتخطيط والمتابعة واتخاذ القرارات.
ج- تدعيم التدقيق الداخلي والتأكد من صحة وسلامة الإجراءات التي ترتب آثارا مالية على الصندوق وأنشطته.
المادة 10
يتم قيد قيمة الموجودات الثابتة للإدارة والمشتراة من موازنة الصندوق في السجلات على أسس المحاسبة التجارية أما فيما يخص الموجودات المستلمة من الوزارة او المتبرع بها او الهبات فيتم ضبطها في سجلات رقابية خاصة.
المادة 11
أ- لمديري المديريات في الإدارة صلاحية شراء لـوازم بقيمة لا تتجاوز (200) مئتي دينار بالطريقة التي يرونها مناسبة.
ب- للمدير صلاحية شراء لوازم للإدارة بقيمة لا تتجاوز (500) خمسمائة دينار بالطريقة التي يراها مناسبة.
ج- للمدير صلاحية شراء لوازم للإدارة بقيمة لا تتجاوز (5000) خمسة آلاف دينار من خلال لجنة مشتريات يشكلها الأمين العام لهذه الغاية.
المادة 12
يتم احتساب نسب الاستهلاك لكل مجموعة من الأصول الثابتة لموجودات الإدارة وفقا للتشريعات المعمول بها.
المادة 13
أ- تعد الموازنة التقديرية للصندوق بحيث تشمل بابين منفصلين يتضمن أحدهما الإيرادات المتوقعة خلال السنة المالية التالية والثاني النفقات المقدرة لها خلال تلك السنة مقارنة بالإيرادات والنفقات الفعلية للسنة المالية الحالية.
ب- تكون النفقات في الموازنة التقديرية للصندوق في فصلين منفصلين يكون الأول منهما للنفقات الجارية والثاني للنفقات الرأسمالية.
ج- تقوم المديرية بالتعاون مع المديريات الأخرى بإعداد مشروع الموازنة التقديرية للسنة المالية التالية وتقدمه الى المدير مرفقاً بالبيانات والملاحظات والتوصيات الضرورية خلال شهر آب من كل سنة وللمدير ان يطلب منها تعزيز المشروع بأي بيانات أخرى.
د- يعرض المدير مشروع الموازنة التقديرية على الوزير في موعد لا يتجاوز النصف الأول من شهر أيلول مشفوعا بملاحظاته وتوصياته لاعتمادها ورفعها الى مجلس الوزراء لإقراره.
المادة 14
أ- يتم قبض إيرادات الصندوق او أي مبالغ أخرى بموجب سندات قبض معتمدة حسب الأصول تحمل أرقاما متسلسلة ومختومة بخاتم الصندوق وموقعة من الموظف المنوط به قبض أموال الصندوق وتعطى النسخة الأولى من الايصال لمن قام بدفع المبلغ.
ب- يجوز اعتماد قبض إيرادات الصندوق بأي وسيلة إلكترونية بما في ذلك بطاقات الائتمان والتحويل المالي الإلكتروني او بأي وسيلة أخرى مشابهة.
ج- تسجل الإيرادات المقبوضة باستخدام أساس الاستحقاق بإثبات المعاملات المالية.
د- يتم قيد المبالغ المتأتية للصندوق في السجلات وللغاية التي قبضت من أجلها.
المادة 15
أ- 1- يتم إيداع إيرادات الصندوق في بنك او اكثر يعتمده المدير بموافقة الوزير، ويعتبر الموظف المالي الذي أنيطت به صلاحية قبضها مسؤولا عنها.
2- يحدد المدير الحد الأعلى للأرصدة النقدية التي يجوز للموظف المالي او أمين الصندوق الاحتفاظ بها في القاصة الحديدية، على انه لا يجوز في أي حال من الأحوال استعمال أموال الصندوق بعد قبضها وقبل إيداعها لغير الأغراض المخصصة لذلك لأي سبب من الأسباب وفي حال وجود مبالغ غير مودعة في البنك فعلى الموظف الحصول على موافقة المدير المالي الخطية للاحتفاظ بالمبالغ الزائدة في القاصة الحديدية مع بيان الأسباب الموجبة لذلك على ان يتم إيداعها مع إيداعات اليوم التالي في البنك.
3- على الموظفين المعتمدين لقبض أموال الصندوق نيابة عنه تسليم المبالغ التي بحوزتهم الى أمين الصندوق مقابل إيصال ولا يجوز تحت طائلة المسؤولية ان يحتفظوا بأي من هذه المبالغ.
ب- لغايات فتح حسابات في البنوك التجارية يتم استدراج عروض من البنوك او طرح عطاء.
المادة 16
أ- يعتبر أمين الصندوق مسؤولا مسؤولية شخصية عن أي عجز في موجودات الصندوق وتقوم الإدارة بتحصيل هذا المبلغ منه بالطريقة التي تراها مناسبة، ولها الحق في حسمه من راتبه او مكافآته او علاواته او من أي مبلغ آخر يستحق له او في مصادرة كفالته وتعتبر كل زيادة في تلك الموجودات على الأرصدة في السجلات إيرادا لمصلحة الصندوق الا اذا عرف سبب هذه الزيادة وصاحب الحق فيها فتدفع له بموافقة المدير.
ب- إذا تعذر تسلم موجودات القاصة الحديدية من أمين الصندوق بسبب غيابه عن وظيفته او لأي سبب آخر، يشكل المدير او من يفوضه خطيا بذلك لجنة لجرد موجودات القاصة الحديدية ومطابقتها مع السجلات وتنظيم محضر بذلك.
المادة 17
يحدد المدير الموظف المالي الذي يتوجب عليه تقديم كفالة مالية مصدقة لدى الكاتب العدل وفق نظام كفالات الموظفين المعمول به في الوزارات والدوائر الحكومية.
المادة 18
أ- اذا قدمت للصندوق أي مساعدات او هبات او تبرعات نقدية او عينية فعلى المدير إعلام الوزير ووزير المالية بذلك، اما اذا كانت من مصدر غير أردني فيشترط موافقة مجلس الوزراء عليها.
ب- يتم قيد المساعدات والهبات والتبرعات النقدية في حساب الإيرادات للصندوق ما لم يرد أي نص في أي تشريع او اتفاق بخلاف ذلك.
المادة 19
أ- يجوز بموافقة المدير رد الإيرادات المقبوضة اذا قبضت بطريق الخطأ او كانت التشريعات تجيز ردها وعلى النحو التالي:ـ
1- من الحساب الذي قيدت له وتم قبضها خلال سنة مالية جارية.
2- من مادة رديات إيرادات لسنوات سابقة في موازنة الصندوق للسنة المالية الجارية اذا تم قبضها خلال سنوات مالية سابقة.
ب- لا ترد الإيرادات في الحالات جميعها بعد إتلاف إيصالات المقبوضات المعززة لها الا اذا قرر المدير غير ذلك لأسباب موجبة.
ج- في حال فقدان ايصالات المقبوضات يتم رد المبلغ بموجب صورة عن الايصال على ان يتم اعتماده من قبل لجنة تشكل لهذه الغاية للتأكد من عدم صرفه سابقا.
المادة 20
أ- يتم قيد الإيرادات فيما يخص الاشتراكات الإلزامية في حال تأخر تحصيلها من الجهات ذات العلاقة كإيرادات اشتراكات مستحقة وغير مقبوضة في مدة أقصاها خمسة عشر يوما من انتهاء الشهر الذي يخصه الاشتراك وتتم معالجة فروقات الاشتراكات في حال تحصيلها.
ب- يتم قيد قيمة المطالبات المالية المستحقة للصندوق فور إصدارها كذمم مدينة مستحقة ويتم إجراء المطابقات في نهاية السنة المالية وتتم معالجة الفروقات بإجراء قيود محاسبية حسب الأصول.
ج- يتم إثبات مخصص ديون مشكوك في تحصيلها للذمم المدينة التي مر على عدم تسديدها اكثر من ثلاث سنوات.
المادة 21
لا يجوز عقد أي نفقة لم يرصد لها مخصصات في الموازنة او في ملاحقها ولا يجوز استعمال المخصصات لغير الغاية التي اعتمدت من أجلها ما لم يتم إجراء المناقلات اللازمة حسب الأصول، كما لا يجوز الالتزام بأي مبلغ يزيد على المخصصات المرصودة في الموازنة.
المادة 22
لا يترتب أي التزام مالي على الصندوق بموجب أي اتفاق او عقد إلا اذا وقع من قبل المفوضين بالتوقيع نيابة عنه ووفق الصلاحيات المقررة.
المادة 23
تقيد النفقة حال ورودها للصندوق مرفقة بالمطالبات والوثائق والمستندات التي تعزز قيد النفقة.
المادة 24
لا يجوز صرف أي نفقة الا بعد أداء الخدمة او إنجاز المهمة او توريد السلعة وتقديم الوثائق التي تعزز صرف النفقة، وتستثنى من ذلك الحالات التالية:-
أ- الدفعة المقرر صرفها مقدما وفقا لأي عقد او اتفاقية.
ب- السلف المقرر صرفها لأغراض طارئة او لأي مهام او مشاريع رسمية.
ج- رسوم التدريب والتأمينات المستردة.
د- أي حالة أخرى يوافق عليها الوزير بناء على تنسيب لجنة يشكلها المدير لهذه الغاية.
المادة 25
يجوز رد المبلغ المستحق بدل فاتورة معالجة او فرق فاتورة معالجة المدفوعة في المستشفيات الحكومية او مستشفيات القطاع الخاص للدافع في حال كان المريض متوفى او عاجزا صحيا شريطة وجود ما يثبت قيامه بدفع المبلغ وبموافقة المدير المالي خطيا.
المادة 26
تصرف مكافآت مالية للجان المشكلة في الإدارة او لموظفي الإدارة وحسب المبالغ المخصصة في بنود الموازنة وفق الأسس الصادرة بموجب التشريعات المعمول بها بقرار من المدير.
المادة 27
أ- مستند الصرف هو الوثيقة المالية الأساسية لإنفاق أي مبلغ من المخصصات ويتم تنظيمه وإعداده من الموظف المختص على النموذج المقرر متضمنا التفاصيل والبيانات اللازمة جميعها ومرفقا بالوثائق والمستندات المعززة والمؤيدة لمشروعية الصرف كالمطالبات وأوامر الشراء والعقود وسندات الإدخال للمواد والتسليم وغيرها.
ب- يدقق مستند الصرف قبل صرفه من موظف آخر غير الذي أعده ويوقع عليه إقرارا بصحتـه وصحة مرفقاته من الناحية المالية والمحاسبية.
ج- يوقع رئيس قسم النفقات او من ينوبه مستند الصرف بعد التأكد من ان إعداده قد تم وفقا للأنظمة والتعليمات المعتمدة وللإجراءات المالية.
د- يتم الصرف بموجب مستندات صرف بعد تدقيقها وتأديتها وإجازتها بالتوقيع من المفوض بالإنفاق.
المادة 28
تصرف النفقة بموجب شيك او حوالة مصرفية او اعتماد مستندي لصاحب الاستحقاق او وكيله القانوني المفوض بالقبض مقابل توقيعه على السند او على أي وثيقة أخرى ملحقة به.
المادة 29
أ- لا يجوز صرف أي فاتورة معالجة خارج المملكة الا بعد تصديقها من السفارة او أقرب بعثة دبلوماسية او أي جهة ترعى مصالح الأردنيين.
ب- تختم مستندات الصرف والوثائق المعززة لها جميعها الخاصة بالأشخاص بعد صرفها بخاتم مدفوع وبخلاف ذلك يتم الختم على المستند والمطالبة الأصلية.
ج- لا يجوز استعمال خاتم التوقيع على مستند الصرف او أي وثيقة مالية بدلا من توقيع الموظف المخول بالتوقيع شخصيا ويعتبر مثل هذا الإجراء باطلا.
المادة 30
النفقات التي دفعت خلال السنة المالية وتم استردادها لأي سبب كان في السنة نفسها تقيد لحساب المادة التي تعود اليها تلك النفقات، أما النفقات التي دفعت في سنوات سابقة واستردت في السنة الجارية فتقيد في حساب الإيرادات.
المادة 31
يفوض المدير بناء على تنسيب المدير المالي الأشخاص المفوضين بالتوقيع على مستندات الصرف قبل دفع قيمتها وعلى الشيكات والحوالات المالية والاعتمادات المستندية الصادرة عن الإدارة وأوامر الدفع والسحب من الحسابات لدى البنوك المعتمدة ويحدد صلاحياتهم وفئات تواقيعهم ويراعى ان لا يقل عدد الموقعين على أي سحب عن اثنين.
المادة 32
تمثل السلفة المبلغ الذي يصرف مقدما للمصلحة العامة لغاية محددة او لإنجاز أعمال معينة او للقيام بمهام محددة او لتغطية التزامات الصندوق الناشئة عن عقود او اتفاقيات او كفالات او لتغطية نفقات نثرية طارئة وتسترد بعد الانتهاء من هذه الغاية وتصرف على حساب مخصصات مرصودة في الموازنة ولا يجوز استعمالها لغير الغاية التي صرفت من أجلها.
المادة 33
تصرف السلفة وفقا للصلاحيات التالية:-
أ- بموافقة المدير اذا كان مقدارها لا يتجاوز (1500) الفا وخمسمائة دينار.
ب- بموافقة الأمين العام اذا كان مقدارها يزيد على الف وخمسمائة دينار ولا يتجاوز (3000) ثلاثة آلاف دينار.
ج- بموافقة الوزير اذا كان مقدارها يزيد على (3000) ثلاثة آلاف دينار.
المادة 34
تصرف السلفة في أي من الأوجه التالية:ـ
أ- السلفة الدائمة للموظف الموكل له تغطية نفقات نثرية متكررة وتستعاض خلال السنة.
ب- السلفة المؤقتة لتنفيذ عمل معين او لشراء لوازم محددة او القيام بمهمة محددة او توفير سلعة او خدمة او مواجهة نفقات عاجلة.
ج- سلفة المعالجة في الخارج ويتم صرفها لمعالجة المؤمنين خارج المملكة وتسترد حين انتهاء الغاية منها.
المادة 35
أ- يتم تسديد السلفة بصرف المبلغ الفعلي من مخصصات النفقة التي صرفت السلفة على حسابها وذلك بتقديم المطالبات والوثائق الأصولية لصرف النفقة، اما اذا كانت النفقة المصروفة أقل من مبلغ السلفة فيسترد الفرق نقدا من الموظف او الشخص او من الجهة التي صرفت لها.
ب- يكون الموظف او الشخص الذي تصرف له السلفة مسؤولا عنها شخصيا، واذا لم تسدد تعتبر دينا شخصيا عليه يجري تحصيلها منه بالطرق المتبعة بما في ذلك الحسم من راتبه الشهري او بمطالبة كفيله بالسداد.
المادة 36
أ- تسدد السلفة الدائمة قبل اليوم الأخير من نهاية السنة المالية او عند نقل الموظف الذي صرفت له الى موقع آخر او عندما يطلب منه ذلك او عند انتهاء خدمته ويجوز تجديدها حسب الحاجة، وعلى حامل السلفة الدائمة ان يمسك دفتر صندوق السلفة ليقيد فيه كل المبالغ التي تصرف منها مع بيان القيمة الكاملة للسلفة ويتم استعاضتها بعد تقديم النسخة الاولى من الدفتر معززة بالوثائق التي تثبت تصفية النفقة.
ب- تسدد السلفة المؤقتة المصروفة عند انتهاء الغرض او إنجاز المهمة التي صرفت من أجلها.
ج- تسدد السلفة المؤقتة المصروفة لمديري المستشفيات الحكومية لغايات رد التأمينات للمرضى، عند انتقال مدير المستشفى او تقاعده او انتهاء خدماته او في حال طلب المدير تسديدها.
د- تنزل من قيمة السلفة المصروفة لسفارات المملكة في الخارج لغايات معالجة المرضى او شراء الأدوية بقيمة الفواتير الأصلية المصدقة الواردة من السفارة وفي حال زيادة قيمة السلفة على الفواتير الواردة من السفارة فيتم استغلال الرصيد المتبقي لمعالجة مرضى آخرين وبخلاف ذلك يتم إغلاق هذه السلف.
المادة 37
تخضع السلفة عند صرفها واستردادها لإجراءات التدقيق والرقابة التي تخضع لها النفقة.
المادة 38
تمثل الأمانات المبالغ المقبوضة او المقتطعة كوديعة لحساب مستحقيها او لصرفها على نشاط معين وتقيد الأموال المقبوضة من قبل الإدارة لحساب الغير في حساب الأمانات وتخضع من حيث قبضها وصرفها لأحكام هذا النظام وتقسم الأمانات الى الأنواع التالية:ـ
أ- الأمانات المخصصة:ـ
تمثل المبالغ التي تخصص للإنفاق على نشاط معين او غاية محددة.
ب- أمانات الدوائر والمؤسسات العامة والخاصة والأفراد:ـ
تمثل المبالغ التي يتم اقتطاعها او تحصيلها او حفظها للجهات صاحبة الحق فيها الناتجة من تنفيذ القوانين والأنظمة والاتفاقيات والالتزامات القانونية او التعاقدية.
ج- أمانات أخرى:ـ
تمثل المبالغ المقبوضة زيادة او بطريق الخطأ او غير معروف صاحب استحقاقها او مبالغ التحويلات المالية غير المقدمة للصرف خلال المدة المحددة لها ويتم صرف هذه الأمانات الى مستحقيها واذا لم تتم المطالبة بها بعد مرور ثلاث سنوات على تسجيلها فتحول الى حساب الإيرادات على انه يجوز ردها لصاحب الاستحقاق بقرار من المدير بعد تقديم الأسباب المبررة لعدم المطالبة بها خلال هذه المدة.
المادة 39
التأمينات هي المبالغ التي تدفع للإدارة في حالات معينة لضمان حقوقها او حقوق الخزينة بذمة الغير وتخضع التأمينات في قبضها وصرفها لأحكام التشريعات المعمول بها.
المادة 40
أ- تتولى وزارة المالية الموافقة على تحديد النماذج والسجلات ومستندات الصرف وايصالات المقبوضات وأي نماذج ضرورية للعمليات المالية والمحاسبية وإجراء قيودها.
ب- تحدد الإدارة طرق الاحتفاظ بالنماذج والسجلات ومستندات الصرف وإيصالات المقبوضات وأي نماذج أخرى كما تحدد المدة اللازمة للاحتفاظ بكل نوع منها وإجراءات إتلافها واللجان الواجب تشكيلها لهذه الغاية.
ج- تحتفظ الإدارة بالسجلات والبيانات الخاصة بالحسابات الإجمالية بما في ذلك ما يلي:-
1- الموجودات الثابتة.
2- الموجودات النقدية.
3- الذمم المدينة والدائنة.
4- التأمينات والأمانات.
5- الهبات والمساعدات.
6- السلف.
د- يجوز للإدارة مسك سجلات فرعية إضافية تتلاءم مع انشطتها لغايات إحصائية تحليلية وتنظيمية.
هـ- تحتفظ الإدارة بالسجلات المستعملة في أماكن آمنة للمدة التي يحددها المدير.
و- يتم إتلاف النماذج والمستندات المالية وإيصالات المقبوضات بعد مرور ثلاث سنوات بموافقة المدير الا اذا اقتضت الضرورة غير ذلك عن طريق لجنة تشكل لهذه الغاية.
المادة 41
أ- تعتبر دفاتر إيصالات المقبوضات والنماذج التي تحمل أرقاما متسلسلة عهدة مالية تحفظ في أماكن خاصة وتسلم بموجب محاضر تسليم وتسلم أصولية تبين عددها وأرقامها ويتم استعمالها حسب تسلسل أرقامها.
ب- تدقق دفاتر ايصالات المقبوضات والنماذج ذات الأرقام المتسلسلة قبل استعمالها للتحقق من عدد نماذجها وترقيمها وينظم محضر بأي أخطاء يتم اكتشافها قبل استعمالها ويرفع هذا المحضر الى المدير لاتخاذ القرار المناسب بشأنها لتصويبها.
ج- عند اكتشاف فقدان دفتر من دفاتر الإيصالات او النماذج المالية سواء كان جديدا او مستعملا فعلى الموظف صاحب العلاقة ان يقدم فورا تقريرا مفصلا الى رئيسه عن الظروف المتعلقة بفقدانه وعلى رئيسه ان يتخذ الإجراءات اللازمة لإجراء التحقيق في أسباب الفقدان ويتم تشكيل لجنة من قبل الوزير وترفع توصيات اللجنة الى الوزير لاتخاذ القرار المناسب بشأنه.
المادة 42
تعتبر وسائل التخزين في أجهزة الحاسوب ومخرجاتها بعد تدقيقها وتوقيعها من الموظف المختص بمثابة سجلات أصولية معتمدة وفق الشروط التي يحددها المدير وذلك للغايات المقصودة من هذا النظام شريطة ان يكون النظام الحاسوبي معتمدا من وزير المالية.
المادة 43
لا يجوز إجراء أي كشط او طمس او تغيير او تعديل او تحوير او إضافة لاحقة بأي صورة من الصور في أي حساب او مستند او سجل مالي وفي حال وقوع الخطأ يجوز إجراء التصحيح اللازم بموجب تسويات مستندية بشطب البيانات الخطأ باللون الأحمر وكتابة البيانات الصحيحة باللون الأزرق او الأسود مع توقيع المسؤول بجانب التصحيح وكتابة تاريخ إجرائه ويراعى ان لا يؤدي الشطب الى طمس معالم الخطأ بشكل يحول دون معرفته.
المادة 44
أ- للوزير تعيين مدقق حسابات قانوني لتدقيق حسابات الصندوق وسجلاته وفق برنامج زمني يتفق عليه ويقدم تقاريره الدورية الى الوزير ونسخة منها الى الأمين العام والمدير لاعتمادها حسب الأصول على ان يحدد بدل اتعابه بقرار تعيينه.
ب- لغايات اعتماد مدقق حسابات قانوني يتم استدراج عروض من المكاتب المرخصة لهذه الغاية او طرح عطاء.
المادة 45
أ- تخضع السجلات والمستندات والقيود المالية جميعها في الإدارة وموجودات قاصاتها الحديدية للرقابة الداخلية والتدقيق الخارجي من ديوان المحاسبة والمراقب المالي ومدقق الحسابات القانوني المعتمد.
ب- على الموظف المالي تزويد الجهات الواردة في الفقرة (أ) من هذه المادة بأي بيانات ومعلومات وقيود تتعلــق بأنشطة الصندوق وعلــى هذه الجهـــات التأكـد ممــا يلـي:ـ
1- استكمال الإجراءات جميعها من النواحي المالية والمحاسبية والإدارية.
2- مراعاة تطبيق أحكام القوانين والأنظمة والتعليمات والقرارات الصادرة ورفع تقارير دورية الى المدير.
3- فحص حسابات الصندوق وسجلاته والتأكد من سلامتها وصحتها.
4- أن الأموال المحصلة تودع في البنك المعتمد أولا بأول.
5- التأكد من توفر المخصصات وان إنفاقها يتم للغاية التي رصدت من أجلها وتوفر السيولة لكل مستند صرف.
المادة 46
تعد المديرية في نهاية كل سنة مالية وخلال ثلاثة اشهر من تاريخ انتهائها البيانات الحسابية الختامية للصندوق وفق الأصول والقواعد المحاسبية المعتمدة تمهيداً لتدقيقها والمصادقة عليها من مدقق الحسابات القانوني المعتمد.
المادة 47
يعرض المدير على الأمين العام البيانات الحسابية الختامية للصندوق وتقرير مدقق الحسابات المعتمد فور اعتمادها منه ورفعها الى الوزير تمهيدا لرفعها الى مجلس الوزراء.
المادة 48
أ- يصدر المدير التعليمات المتعلقة بمواصفات القاصات الحديدية وطريقة حفظ مفاتيحها العادية والاحتياطية وطريقة فتحها في حالة فقدان أي من هذه المفاتيح.
ب- يتم توقيع التسويات والمطابقات المالية مع الجهات المتعاقد معها من المدير المالي ومصادقة المدير لغايات اعتماد الأرصدة النهائية.
ج- تطبق أحكام النظام المالي المعمول به لدى الوزارات والدوائر الحكومية والتعليمات الصادرة بمقتضاه وأحكام نظام التأمين الصحي والتعليمات الصادرة بمقتضاه في غير الحالات المنصوص عليها في هذا النظام.
المادة 49
يصدر الوزير التعليمات اللازمة لتنفيذ أحكام هذا النظام.